DÉCROCHER(DÉLÉGUER)...à 6500km du bureau


Mercedes-Benz "grow up"

Équilibre travail-vie

Je débute cet article assis dans l’avion, de retour de 12 jours à « OFF », à Rome, en Italie. Qu’est-ce que ce voyage a de plus que celui du voisin pour que je vous en parle dans les premières lignes de mon article pour Lime ? Pour vrai, pas tellement de choses. J’ai mes faiblesses, comme tout entrepreneur. J’ai consulté mes réseaux sociaux plus souvent que je me l’étais promis, mais somme toute, j’ai trop mangé, visité, relaxé, bref, j’ai profité !


Oui, pendant 12 jours, j’ai décroché de mes contrats en stratégie créative et de la tenue du festival de musique, duquel je suis le directeur général, qui avait lieu… durant le voyage.

C’est donc de ma dernière expérience de délégation dont je vais vous parler, question de vous donner des outils simples et stratégiques pour le faire de votre côté, ou du moins, de vous permettre d’avoir la tête à « OFF » pour vrai, que ce soit 30 minutes entre deux rendez-vous ou pour un mois.

1-L’équilibre travail-vie, c’est pour maintenant… On est donc au mois de mars et une opportunité frappe : le festival avait la chance d’avoir un assez gros nom sur la programmation ! Je suis bien content de la nouvelle, mais je me rends compte que la seule date disponible de l’artiste est durant mes vacances à Rome et que ça nous demande de déplacer le festival à ce moment.

Défi lancé, on va donc essayer de le relever sans compromettre les vacances. Comment ? Avec une stratégie et une structure décisionnelle permettant une délégation optimale, question d’avoir la tête à « OFF » pour vrai durant les trois jours du festival.

Voici donc l’histoire courte qui vous donnera les clés vers du temps à « OFF »… vraiment à « OFF », et qui vous permettra de faire un pas vers un meilleur équilibre travail-vie.

2-Automatisation Tout ce qui a pu être fait avant a été fait avant. En stratégie, la planification et la mise en place des actions sont le plus gros de la tâche. En préparation de l’événement, soit deux mois avant le début de celui-ci, j’ai donc fait la liste de tout ce qu’il y avait à faire, pour ensuite me concentrer sur les points urgents. Cette partie n’a rien de bien spécial, tout événement ayant un rouage similaire : direction artistique, affiche, événements Facebook, publicité en ligne et envoi de communiqués de presse. De cette liste, TOUT a été automatisé, programmé à l’avance et allait donc partir aux moments opportuns :

En chiffre, on parle de :

  • 1 affiche numérique du festival ;

  • 200 affiches papier du festival ;

  • 1000 dépliants publicitaires ;

  • 12 contrats d’artistes ;

  • 18 factures aux commanditaires ;

  • 12 bannières & événements Facebook ;

  • 62 publications Facebook ;

  • 12 communiqués de presse à nos listes de contacts ;

  • 20 accréditations partenaires privilèges ;

  • 1 budget de publicité complet réparti sur les plateformes.

L’important est de comprendre que ce n’est pas parce que vous n’êtes pas derrière l’ordinateur à une date précise que vous êtes obligé de ne rien publier ou envoyer à ce moment. Mes deux outils favoris pour l’automatisation des publications et des envois sont l’interface pour entreprise de Facebook et MailChimp.

3-Une équipe sur le terrain : Je suis du genre à vouloir tout faire moi-même, mais j’essaie de m’éloigner de cette pensée le plus possible. Je suis certain que je ne suis pas le seul. Mais déléguer est une compétence qui, une fois acquise, donne du levier aux projets qu’on entreprend en plus de générer un équilibre dans le travail.

J’ai donc choisi la structure suivante pour la réalisation du festival cette année :

En préparation du festival :

Directeur général

  • Responsable communications

  • Chargée de projet commandite

Durant le festival:

  • Coordonnatrice principale

  • Coordonnateur soir