DÉCROCHER(DÉLÉGUER)...à 6500km du bureau

 

 

Équilibre travail-vie

 


Je débute cet article assis dans l’avion, de retour de 12 jours à « OFF », à Rome, en Italie. Qu’est-ce que ce voyage a de plus que celui du voisin pour que je vous en parle dans les premières lignes de mon article pour Lime ? Pour vrai, pas tellement de choses. J’ai mes faiblesses, comme tout entrepreneur. J’ai consulté mes réseaux sociaux plus souvent que je me l’étais promis, mais somme toute, j’ai trop mangé, visité, relaxé, bref, j’ai profité !

 

Oui, pendant 12 jours, j’ai décroché de mes contrats en stratégie créative et de la tenue du festival de musique, duquel je suis le directeur général, qui avait lieu… durant le voyage.

 

C’est donc de ma dernière expérience de délégation dont je vais vous parler, question de vous donner des outils simples et stratégiques pour le faire de votre côté, ou du moins, de vous permettre d’avoir la tête à « OFF » pour vrai, que ce soit 30 minutes entre deux rendez-vous ou pour un mois.

 

 

1-L’équilibre travail-vie, c’est pour maintenant…
On est donc au mois de mars et une opportunité frappe : le festival avait la chance d’avoir un assez gros nom sur la programmation ! Je suis bien content de la nouvelle, mais je me rends compte que la seule date disponible de l’artiste est durant mes vacances à Rome et que ça nous demande de déplacer le festival à ce moment.

 

Défi lancé, on va donc essayer de le relever sans compromettre les vacances. Comment ? Avec une stratégie et une structure décisionnelle permettant une délégation optimale, question d’avoir la tête à « OFF » pour vrai durant les trois jours du festival.

 

Voici donc l’histoire courte qui vous donnera les clés vers du temps à « OFF »… vraiment à « OFF », et qui vous permettra de faire un pas vers un meilleur équilibre travail-vie.

 

2-Automatisation
Tout ce qui a pu être fait avant a été fait avant. En stratégie, la planification et la mise en place des actions sont le plus gros de la tâche. En préparation de l’événement, soit deux mois avant le début de celui-ci, j’ai donc fait la liste de tout ce qu’il y avait à faire, pour ensuite me concentrer sur les points urgents. Cette partie n’a rien de bien spécial, tout événement ayant un rouage similaire : direction artistique, affiche, événements Facebook, publicité en ligne et envoi de communiqués de presse. De cette liste, TOUT a été automatisé, programmé à l’avance et allait donc partir aux moments opportuns :

En chiffre, on parle de :

  • 1 affiche numérique du festival ;

  • 200 affiches papier du festival ;

  • 1000 dépliants publicitaires ;

  • 12 contrats d’artistes ;

  • 18 factures aux commanditaires ;

  • 12 bannières & événements Facebook ;

  • 62 publications Facebook ;

  • 12 communiqués de presse à nos listes de contacts ;

  • 20 accréditations partenaires privilèges ;

  • 1 budget de publicité complet réparti sur les plateformes.


L’important est de comprendre que ce n’est pas parce que vous n’êtes pas derrière l’ordinateur à une date précise que vous êtes obligé de ne rien publier ou envoyer à ce moment. Mes deux outils favoris pour l’automatisation des publications et des envois sont l’interface pour entreprise de Facebook et MailChimp.

 

 

3-Une équipe sur le terrain :
Je suis du genre à vouloir tout faire moi-même, mais j’essaie de m’éloigner de cette pensée le plus possible. Je suis certain que je ne suis pas le seul. Mais déléguer est une compétence qui, une fois acquise, donne du levier aux projets qu’on entreprend en plus de générer un équilibre dans le travail.

J’ai donc choisi la structure suivante pour la réalisation du festival cette année :

 

En préparation du festival :

 

Directeur général

  • Responsable communications

  • Chargée de projet commandite

 

Durant le festival:

  • Coordonnatrice principale

  • Coordonnateur soir

  • Régisseur de scène jour 2

  • Régisseur de scène jour 3

  • Assistant aux coordonnateurs (sur appel)

 

On avait donc là une structure solide et prête à affronter tous les scénarios, le A, le B, et quelques autres lettres de l’alphabet.

 

Une petite « twist » s’en vient pour vous permettre de déléguer de façon optimale lorsque vous voulez avoir du vrai temps « OFF ». C’est l’outil que j’ai utilisé pour le festival et ça fera toute la différence. Mais avant, voici quelques détails de la structure.

 

J’ai voulu créer un environnement où le pouvoir décisionnel était bien compris de tous et dans lequel chacun des membres avait trois points d’appui pour se donner de la force :

 

– Son propre objectif

– À qui il se rapporte

– Son pouvoir décisionnel

 

 

Je suis quelqu’un qui s’entoure de personnes de confiance. Le pouvoir décisionnel donné ici pourra en surprendre plus d’un, mais gardez en tête qu’il est directement relié à votre niveau de repos durant la période.

 

Plus vous donnez de pouvoir à la personne à la tête de la structure temporaire en place pendant votre absence, plus vous serez reposé.


J’ai donc remis à la coordonnatrice principale une fiche avec une liste « to-do » classée par spectacle, par jour, et les différentes tâches de base qui devaient être accomplies, et je lui ai expliqué la structure. Je lui ai ensuite précisé l’objectif de son travail, qui était de faire en sorte que les artistes soient bien reçus, les diffuseurs bien servis, et le public heureux. Pour ce qui est du pouvoir décisionnel, la coordonnatrice avait tous les droits. Elle comprenait dans quelle direction on s’en allait, elle avait en main tous les contrats avec les diffuseurs, avec les commanditaires, avec les artistes, le chéquier de la compagnie, un accès à du crédit au besoin… elle avait littéralement tout en main pour faire en sorte que le festival soit un succès.

 

Pour ce qui est du coordonnateur de soir, il se rapportait directement à la coordonnatrice principale. Son objectif était d’appuyer la coordonnatrice en soirée et il avait le droit de prendre toutes décisions permettant la tenue d’un événement harmonieux satisfaisant public, diffuseur et artistes.

 

Les deux régisseurs de scène, quant à eux, avaient également été informés des trois points d’appui leur permettant de bien comprendre leur rôle : leur objectif était d’appuyer les coordonnateurs, ils se rapportaient au coordonnateur en service, et c’est la coordonnatrice principale qui allait déterminer leur pouvoir décisionnel. La journée de chacun des régisseurs de scène commençait par un café d’une heure avec la coordonnatrice de terrain, qui leur remettait à ce moment leurs assignations.

 

Quant à l’assistant aux coordonnateurs, ressource qui n’a pas été utilisée finalement, c’était un membre de l’équipe qui était disponible pour aider si les besoins avaient été mal évalués.

 

 

4-Elle est là, la « twist »
C’est donc une substitution temporaire de direction qui a été utilisée à l’interne. Tout le volet de communication et de marketing a été substitué en automatisation à MailChimp et à l’outil d’entreprise de Facebook. Tout le volet « terrain » a été substitué à la coordonnatrice principale.

 

Je n’étais pas là, tout le monde était au courant, et tout le monde était rassuré par sa compréhension de la structure.

 

Ce qu’il faut comprendre ici, c’est que la coordonnatrice principale prenait ma place pour toutes les activités sur le terrain ; par contre, cela ne signifie pas qu’elle pensait comme moi, agissait comme moi et réagissait comme si c’était moi sur le terrain. Si cela avait été le cas, cette délégation n’aurait malheureusement pas été un succès.

 

En ayant une compréhension de son pouvoir décisionnel, de la direction du festival et de nos objectifs annuels, les trois jours étaient à elle. La concrétisation de deux mois de préparation en un événement de trois jours allait se faire à sa façon, comme elle jugeait bon de le faire, et pour le mieux de l’événement.

 

Petit point à ne pas négliger si vous ne voulez pas que tout le monde vous cherche à un moment où vous levez les pattes : il ne faut pas oublier de prévenir à l’externe. Je mets en couleur le mot PRÉVENIR, car je veux être certain que vous ne le confondiez pas avec « demander la permission » ou « proposer ».

 

Une semaine avant le festival, j’ai annoncé qui allait être la coordonnatrice principale sur le terrain pour les trois jours d’activité. Quelques jours avant le festival, une fois la préparation complétée, j’ai écrit un message aux commanditaires, partenaires, artistes et diffuseurs en guise de rappel :

 

 

 

 

 

C’est simple précis et efficace.

 

 

5-Durant le temps à « OFF »
Ce n’est pas tout le monde qui a le même détachement rationnel lorsqu’il tente de décrocher. Mon conseil pour le suivi ? Allez-y au minimum, tout en écoutant vos limites. Je m’explique avec un exemple de mon expérience ici.

 

J’étais à Rome, à plus de 6500 km de Montréal, et j’avais monté une structure en substitution de direction générale capable de confronter un lot de scénarios assez large. J’ai donc demandé à la coordonnatrice sur le terrain deux choses :

  • Un suivi à la fin de chaque journée

  • De m’informer si un événement majeur (positif ou négatif) arrivait

C’est tout. Vraiment, c’est tout.

 

Le suivi à la fin de chaque journée me permettait de faire quelques ajustements avant le prochain jour si nécessaire. Qu’on m’informe si un événement majeur arrivait n’était vraiment pas rationnel, car l’équipe avait beaucoup plus d’impact pour régler quoi que ce soit que moi, mais en m’écoutant, je savais que j’en avais besoin.

 

Voilà donc la courte histoire de comment j’ai pu être en Italie, la tête bien reposée, pendant que des centaines de festivaliers mettaient les pieds dans les établissements participants de La Journée Folk de Joliette. Je suis certain que vous y trouverez quelques clés pour atteindre (au moins un peu) un meilleur équilibre travail-vie dans les prochaines semaines. Pourquoi pas maintenant ?

 

 

 

___________

 

 

crédit photo à la une: hotnewrap.net

 

 

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